外贸商检程序

HS编码一般是出口商根据货物的具体品名自己查阅的。有的时候也可以让报关行或者货代帮着查一下，但查完以后也要经过客户确认才行。

其实HS编码的归类是很有学问的，有很多模棱两可的事，有的时候客户也不一定很明白，就都让货代来解决，货代一般轻易不给归类，因为这牵扯到以后的责任问题，谁查的编码，就是谁的责任。

因为HS编码牵扯到海关的征税税率，退税税率，是否要商检，是否要许可证等等相关证书，所以在归类的时候一定要谨慎。

报检过程中出现的HS编码错误一般就是客户提供的不对，导致报检单位申报错误。商检局一般没有太大的出入，也不会太严格的审查编码是否正确的。如果申报错误，就会导致报关也错了，后面就都错了，再改就麻烦了，甚至就该不了了。

1询盘回复

占用时间成本：30%

运用中国传统的以柔克刚与客户打交道。你压我提、讨价还价，周旋谈判。

2成交签合同

占用时间成本：可忽略不计

整个流程最爽、最轻松的一刻。

3收款

占用时间成本：5%

客户发来汇款水单，但钱却可能迟迟不入账，你是发货还是不发货呢？

温馨提示：请务必听取“先收款再发货”的老人言哦！

常见的收款方式：

前T/T：先收钱再发货，是外贸人最喜欢的付款方式。

后T/T：一般与前T/T组合运用，单独使用与放账无异，非新人的老客户慎用。

L/C：手续费高、流程烦，适用于金额比较大的订单，可与前T/T组合运用。

D/P：付款赎单，一般都采用D/P at sight（即期交单）方式。属于商业信用，在收款时间上存在风险，需小心使用。

D/A：承兑交单，风险大于D/P，不建议使用。

4安排生产，跟踪生产进度

占用时间成本：30%

与工厂（车间）你推我挡、见缝插针安排生产。

切莫以为交给他们生产就万事大吉，最后每天询问生产进度，不定期突击检查，否则就等着听各种无法按时交货的借口吧！

成交后

占用时间成本：35%

非核心业务建议还是找代理吧，把35%的时间搭进去，又可开发一个客户哦！

5海关通关

占用时间成本：12%

建议找一家靠谱的货代公司帮忙报关，避免因货代问题造成货财两失。此外，准备一系列的报关单证准让你“一个头两个大”！

出口通关需要提供的部分单据：

（1）发票（2）装箱单（3）产品信息、等（4）合同（5）装船证（6）出境货物通关单，出口法检产品时需要（7）出口专用发票，部分大额出口或特殊情况时需要（8）出口增值税发票，部分大额出口或特殊情况时需要

6订船订舱

占用时间成本：10%

规模较大的船公司不仅费用高，偶尔还会发生甩柜等情况。

订船需要提供的部分单据：

（1）询价单，含起运港/目的港/品名/货重/柜型/体积信息

（2）订舱委托书带签章，即BOOKING

（3）提单资料

（4）电放保函，视情况需要

（5）货物MSDS和非危险保函，敏感货物

（6）具体地址和邮编号码，涉及国外内陆运输时需要

7出口退税

占用时间成本：8%

很多的外贸企业是靠出口退税维持利润，然而退税的等待时间较长，常让中小企业资金压力倍增。

出口退税需要提供单据

（1）报关单退税联

（2）出口增值税发票

8银行收汇

占用时间成本：5%

很多的外贸企业常常搞定备案与申报就需要花掉至少一天的时间。

银行收汇步骤

（1）外贸企业需要先具有进出口经营权

（2）到外管局进行备案，在外管局企业端对每笔收汇进行申报

（3）银行按照当日公开牌价收汇，将款项打到企业的银行账户

外贸接订单的全流程：

1客户询盘：

一般在客户下采购订单之前，首先都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解和沟通。

2报价：

业务部及时回复客人咨询，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。

3得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的采购订单Purchase Order。

4确认交货期：

得到客人的订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划并答复交货期。

5业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。

61 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证；

62 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；

63 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7验货：

71 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

72 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部。

73 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。

8制备基本单证文件：

根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。注意，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10租船订仓：

101 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。注意，应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

102 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意，开船前两周书面定仓，程序同上。

103 如果货物不够一个小柜，需走散货时，应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。

104 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。

11安排拖柜：

111 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到，并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

112 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

113 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意，要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12委托报关：

在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。

13．获得运输文件：

131 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

132 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

133 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意，支付运费应做登记。

14准备其它单证文件：

141 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前；发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误；L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头；如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

142 FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

143 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些，可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

144 装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

145 装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。注意，装箱单的重量、体积要与提单相符。

15 L/C收汇：

151 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

152 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。

153 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于日后查询、统计等。

17文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18收集信息：

单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。

报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。

一、报价

在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。

比较常用的报价有： FOB"船上交货"、CNF"成本加运费"、CIF"成本、保险费加运费"等形式。

二、订货（签约）

贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

三、付款方式

比较常用的国际付款方式有三种，即信用证付款方式、TT付款方式和直接付款方式。1、信用证付款方式

信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件。请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。

国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。中国的几家国有商业银行，如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等，都能够对外开立信用证（这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的15‰）。

2、TT付款方式

TT付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。

3、直接付款方式

是指买卖双方直接交货付款。

四、备货

备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下：

1、货物品质、规格，应按合同的要求核实。

2、货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。

3、备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。

五、包装

您可以根据货物的不同，来选择包装形式（如：纸箱、木箱、编织袋等）。不同的包装形式其包装要求也有所不同。

1、一般出口包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装。

2、特殊出口包装标准：根据客户的特殊要求进行出口货物包装。

3、货物的包装和唛头（运输标志）：应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。

六、通关手续

通关手续极为烦琐又极其重要，如不能顺利通关则无法完成交易。

1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。

目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节：

○接受报验：报验是指对外贸易关系人向商检机构报请检验。

○抽样：商检机构接受报验之后，及时派员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定。

○检验：商检机构接受报验之后，认真研究申报的检验项目，确定检验内容。并仔细审核合同（信用证）对品质、规格、包装的规定，弄清检验的依据，确定检验标准、方法。（检验方法有抽样检验，仪器分析检验；物理检验；感官检验；微生物检验等）

○签发证书：在出口方面，凡列入〖种类表〗内的出口商品，经商检机构检验合格后，签发放行单（或在"出口货物报关单"上加盖放行章，以代替放行单）。

2、须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。

○箱单是由出口商提供的出口产品装箱明细。

○发票是由出口商提供的出口产品证明。

○报关委托书是没有报关能力的单位或个人委托报关代理行来报关的证明书。

○出口核销单由出口单位到外汇局申领，指有出口能力的单位取得出口退税的一种单据。

○商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明

七、装船

在货物装船过程中，您可以根据货物的多少来决定装船方式，并根据《购货合同》所定的险种来进行投保。可选择：

1、整装集装箱

集装箱（又称货柜）的种类：

(1)按规格尺寸分:目前，国际上通常使用的干货柜(DRY CONTAINER)有：

外尺寸为20英尺X8英尺X8英尺6吋，简称20尺货柜；

40英尺X8英尺X8英尺6吋，简称40尺货柜； 及近年较多使用的40英尺X8英尺X9英尺6吋，简称40尺高柜。

20尺柜：内容积为569米X213米X218米,配货毛重一般为175吨,体积为24-26立方米

40尺柜:内容积为118米X213米X218米,配货毛重一般为22吨,体积为54立方米

40尺高柜:内容积为118米X213米X272米配货毛重一般为22吨,体积为68立方米

45尺高柜:内容积为:1358米X234米X271米,配货毛重一般为29吨,体积为86立方米

20尺开顶柜:内容积为589米X232米X231米,配货毛重20吨,体积315立方米

40尺开顶柜:内容积为1201米X233米X215米,配货毛重304吨,体积65立方米

20尺平底货柜:内容积585米X223米X215米,配货毛重23吨,体积28立方米

40尺平底货柜:内容积1205米X212米X196米,配货毛重36吨,体积50立方米

(2)按制箱材料分:有铝合金集装箱,钢板集装箱,纤维板集装箱,玻璃钢集装箱

(3)按用途分:有干集装箱;冷冻集装箱(REEFER CONTAINER);挂衣集装箱(DRESS HANGER CONTAINER);开顶集装箱(OPEN TOP CONTAINER);框架集装箱(FLAT RACK CONTAINER);罐式集装箱(TANK CONTAINER)

2、拼装集装箱

拼装集装箱，一般按出口货物的体积货重量计算运费。

八、运输保险

通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：

（1） 基本险别有平安险（Free from Particular Average-FPA）、水渍险(With Average or With Particular Average-WA or WPA)和一切险（All Risk-AR）三种。平安险的责任范围包括：由于海上自然灾害引起的货物全损；货物在装卸和转船过程中的整体灭失；由于共同海损引起的牺牲、分担和救助费用；由于运输船只触礁、搁浅、沉没、碰撞、水灾、爆炸引起的货物全损和部分损失。水渍险是海洋运输保险的基本险之一。按中国人民保险公司的保险条款，其责任范围除了承担平安险所列各项风险外，还承担恶劣气候、雷电、海啸、洪水等自然灾害的风险。一切险的承报保责任范围相当于水渍险和一般附加险的总和。

（2） 附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。一般附加险有偷窃提货不着险、淡水雨淋险、抽窃短量险、渗漏险、破损破碎险、钩损险、混杂沾污险、包装破裂险、霉变险、受潮受热险、串味险等。特别附加险有战争险、罢工险等。

九、提单

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。

进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商。）

若是空运货物，则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物。

十、结汇

出口货物装出之后，进出口公司即应按照信用证的规定，正确缮制（箱单、发票、提单、出口产地证明、出口结汇）等单据。在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。

除采用信用证结汇外，其它付款的汇款方式一般有电汇(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T))、票汇(DEMAND DRAFT(D/D))、信汇(MAIL TRANSFER(M/T))等方式，由于电子化的高速发展，现在汇款主要使用电汇方式。（在中国，企业出口享有出口退税优惠政策）

外贸下单后走的流程是很复杂的。

一、业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。

审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批。合同审批之后，将PO制成销售订单，交给部门进程员跟进。

二、落实付款方式（信用证）

比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。

1如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。TT付款方式是以外汇现金方式结算，由客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。

2如果是放帐的客户，或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需经理确认。

3如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员和单证员应分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改证。

这里着重介绍信用证付款方式,落实信用证通常包括催证、审证、改证三项内容：

1、催开信用证，如果在出口合同中买卖双方约定采用信用证方式，买方应严格按照合同的规定按时开立信用证，这是卖方履约的前提。但在实际业务中，有时国外进口商在市场发生变化或资金发生短缺的情况时，往往会拖延开证。对此为保证按时履行合同，我方有必要在适当的时候，提醒对方按合同规定开立信用证，催促对方迅速办理开证手续。特别是大宗商品交易或买方要求而特制的商品交易，更应结合备货情况及时进行催证。必要时，也可请我驻外机构或中国银行协助代为催证。

2、审核信用证，要着重审核信用证中的装运条款

信用证是一种银行信用的保证文件，但银行的信用保证是以受益人提交的单据符合信用证条款为条件的，所以，开证银行的资信、信用证的各项内容，都关系着收汇的安全。为了确保收汇安全，收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查。信用证是依据合同开立的，信用证的内容与合同条款应该一致。但是在实际 *** 作中，往往会出现开立的信用证条款与合同规定不符，为确保收汇和合同的顺利执行，银行及出口企业收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查。银行着重审核开证行的资信能力、付款责任、索汇路线等方面的内容。出口商则着重审核信用证内容与买卖合同是否一致。出口方在收到信用证后，应认真审核信用证的中的有关条款，如装运期、装运港、目的港、结汇日期等等，尤其应注意某些特殊条款，如是否可分批装运，是否可以转船等等，要根据货物出运前的实际情况决定对信用证中的有关运输条款是否接受、修改或拒绝。

3、修改信用证，是对已经开立的信用证中的某些条款进行修改的行为。信用证的修改可以是开证申请人提出，也可以由受益人提出。

在实际业务中，出口企业在对信用证进行了全面细致的审核以后，当发现问题时，通常还应区别问题的性质进行处理，有的还须同银行、运输、保险、检验等有关部门取得联系共同研究后，方能作出适当妥善的决策。一般说来，凡是属于不符合我国对外贸易方针政策，影响合同履行和收汇安全的问题，必须要求国外客户通过开证行修改，并坚持在收到银行修改信用证通知书认可后才可装运货物；对于可改可不改的，或经过适当努力可以做到的，则可酌情处理，或不作修改，按信用证规定办理。

在一份信用证中有多处条款需要修改的情形是常见的。对此，应做到一次向开证人提出，否则，不仅增加双方的手续和费用，而且对外影响也不好。其次，对于收到的任何信用证修改通知书，都要认真进行审核，如发现修改内容有误或我方不能同意的，我方有权拒绝接受，但应及时作出拒绝修改的通知送交通知行，以免影响合同的顺利履行。

为防止作伪，便于受益人全面履行信用证条款所规定的义务，信用证的修改通知书应通过原证的通知行转递或通知。如由开证人或开证行径自寄来的，应提请原证通知行证实。

对于可接受或已表示接受的信用证修改书，应立即将其与原

证附在一起，并注明修改次数，这样可防止使用时与原证脱节，造成信用证条款不全，影响及时和安全收汇。

三、下达生产通知/备货：

备货，是出口公司根据合同或信用证规定，向厂家或仓储部门下达订单，要求其按订单对货物进行清点、核对、加工整理等。业务部在确定交货期后，满足上述情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

备货的主要核对内容如下：

1、货物品质、规格，应按合同的要求核实。

2、货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。

3、备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔。

四、包装/刷口麦

根据货物的不同，来选择包装形式（如：纸箱、木箱、编织袋等）。不同的包装形式其包装要求也有所不同。

1、一般出口包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装。

2、特殊出口包装标准：根据客户的特殊要求进行出口货物包装。

3、货物的包装和口麦头（运输标志）：应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。五、验货

1、在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

2、如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

3、如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

六、制备基本文件：

按照PO以及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

七、商检/报验：

办好申请报验和领证工作凡列入商检机构规定的“种类表”中的商品以及根据信用证贸易合同规定由中国进出口商品检验局检验出证的商品，均需在出口报关前填写“出口检验申请书”申请商检在货物备齐以后，就应向商检局申请检验，只有取得商检局发给的合格检验

证书，海关才准放行，凡检验不合格的货物，一律不准出口。

应注意在给工厂下订单时要说明商检要求提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要通知工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

八、租船订仓和配载

1、如果跟客户签订的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

2、如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客户。开船前两周书面定仓，程序同上。

3、如果货物不够一个柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。

4、向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

5、查看船期表，填写出口货物托运单。即可向货运代理办理委托订舱手续。

6、货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后，及时向船公司或其代理订舱。当船公司或其代理签出装货单，定舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已经缔结。

九、投保

货物订妥舱位后，属卖方保险的，即可办理货物运输险的投保手续。在履行CIF出口合同时，卖方在装船之前，应按照买卖合同或信用证的规定及时办理投保手续。出口商品的投保一般都是逐笔办理的，在投保时，应将货物名称、保额、运输路线、投保险别等一一列明。保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。

通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：

（1）基本险别有平安险（Free from Paricular Average-FPA）、水渍险(With Average or With Particular Average-WA or WPA)和一切险（All Risk-AR）三种。

（2）附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。

十、安排拖柜

1、货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

2、传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

3、要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

十一、集中港区

洽妥船舶或舱位后，货方应在规定的时间内将符合装船条件的出口货物发送到港区内的指定的仓库或货场，以便顺利装船作业。

当船舶到港,装货计划确定后，按照港区进货通知并在规定的期限内，由托运人办妥集运手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次清，件数清，标志清。要特别注意与港区，船公司以及有关的运输公司或铁路保持密切联系

向港区集中时，应按照卸货港的先后和货物积载顺序发货，以便按先后次序装船。对出口大宗货物，可联系港区提前发货。有船边现装条件的货物，也可按照装船时间将货物直生的问题。装货完毕，理货组长要与船方大副共同签署收货单，交与托运人。监装人员对一级危险品、重大件、贵重品、特种商品和驳船来货的船边接卸直装工作，要随时掌握情况，防止接卸和装船脱节。

十二、发装运通知

对合同规定需在装船时发出装船通知的，应及时发出，特别是由买方自办保险的。如因卖方延迟或没有发出装船通知的，致使买方不能及时或没有投保而造成的损失的，卖方应承担责任。货物装船后，出口方应及时地向国外方发出“装运通知”及相关证明，以便对方准备付款、赎单、办理进口报关和接货手续。

装运通知：一般是要求在开船后几天之内, 通知客户发货的细节,装船通知的内容一般有：订单号或合同号、信用证号、数量、总值、唛头、包装件数、目的港代理人、船名、航次、预计开航日和预定到达日等。

十三、支付运费

船公司为正确核收运费，在出口货物集中港区仓库或库场后申请商检机构对其衡量。凡需预付运费的出口货物，船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单。如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收取。

十四、收单

即获得运输文件

1、最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

2、督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。

3、及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

装船完毕，由船长或大副根据装货的实际情况签发大副收据，将大副签发的收货单交原发货单位，出口企业可以凭此单据向船公司或其代理人换取海运提单。

1提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

2所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。

3进行海运货物时，进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。（须由出口商将正本提单、箱单、发票寄给进口商。）

十五、制单结汇

交单指出口人（信用证的受益人）在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规定的付汇条件，由银行办理出口结汇。

货物装运后，进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票、出口发票、运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的凭证送交指定的银行办理要求付款、承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。我国出口结汇的办法有3种：收妥结汇、押汇和定期结汇。

（1）采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

（2）采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

（3）如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客户。

由于电子化的高速发展,电汇(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T))、票汇(DEMAND DRAFT(D/D))、信汇(MAIL TRANDFER(M/T))等方式，现在汇款主要使用电汇方式

在我国出口业务中，使用议付信用证比较多。对于这种信用证的出口结汇办法，主要有三种：“收妥结汇”、“定期结汇”和“买单结汇”。

“收妥结汇”，又称“先收后结”，是指议付行收到受益人提交的单据，经审核确认与信用证条款的规定相符后，将单据寄给国外付款行索汇，等付款行将外汇划给议付行后，议付行再按当日外汇牌价结算成人民币交付给受益人。

“定期结汇”是指议付行在收到受益人提交的单据经审核无误后，将单据寄给国外银行索偿，并自交单日起事先规定期限内将货款外汇结算成人民币贷记受益人帐户或交付给受益人。

“买单结汇”，又称出口押汇或议付，是指议付行在审核单据后确认受益人所交单据符合信用证条款规定的情况下，按信用证的条款买入受益人的汇票和/或单据，按照票面金额扣除从议付日到估计收到票款之日的利息，将净数按议付日人民币市场汇价折算成人民币，付给信用证的受益人。

十六、业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括 电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

二十五．文件存档：

所有的文件包括PO、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

1．客户询盘：一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：

&n bsp;61：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

62：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

63：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7．验货：

71：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

72：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

73：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国曳ǘㄉ碳觳�罚�诟�こ�露┑ナ币�得魃碳煲�螅�⑻峁┏隹诤贤��⑵钡壬碳焖�枳柿稀6�乙�嫠吖こЫ�床�返某隹诳诎叮�阌诠こО炖砩碳臁Sυ诜⒒跻恢苤�澳玫缴碳旎恢て镜条。

10．租船订仓：

101．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

102．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

103．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

& nbsp;104．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11．安排拖柜：

111．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

112．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

113．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

13．获得运输文件：

131．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

132．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

133．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14．准备其他文件

141．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

142．FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

143．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

144．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

145．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，肯涞拿�兀�恢兀�庀涑叽纭0赐庀涑叽缂扑愠隼吹淖芴寤��氡昝鞯淖芴寤�喾�R�允具橥泛拖浜牛�员阌诳腿瞬檎摇W跋涞サ闹亓浚�寤��谔岬ハ喾�BR>15．交单：

151．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

152．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

153．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。

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